Oleh: Hj. Iim Rahman, S.H.I., S.Pd.I., Anggota DPRD Kota Balikpapan dan Mahasiswi Pasca Sarjana Magister Administrasi Publik,Universitas Mulawarman 2025
Balikpapan kini berada pada lintasan pembangunan tercepat, sebagai pusat ekonomi dan pembangunan regional Kalimantan Timur. Kota ini telah menetapkan visi pembangunan 2025–2030 yang progresif , meliputi pengembangan infrastruktur masif dan peningkatan kualitas tata kelola kota menuju Global City.
Baru-baru ini, saya berkesempatan hadir dan mengikuti workshop Pengelolaan dan Penyusunan Arsip yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispustakar) Kota Balikpapan. Keterlibatan ini membuka mata saya, sebagai anggota legislatif sekaligus pelaku pendidikan, pada satu fakta krusial, di balik gempita digitalisasi, terdapat ancaman nyata yang justru bersumber dari manajemen arsip konvensional.
Arsip, dalam perspektif Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, adalah bukti hukum sah dan memori kolektif bangsa. Kegagalan mengelolanya adalah pelanggaran amanat undang-undang dan berpotensi menjadi Bom Waktu Administrasi bagi keberlanjutan visi kota.
Digitalisasi: Prasyarat Utama Global City
Tidak dapat dimungkiri bahwa di era kini, digitalisasi arsip adalah keniscayaan dan prasyarat mutlak bagi Balikpapan yang tengah menyongsong visi Global City. Konsep Smart Governance menuntut efisiensi, kecepatan layanan publik, dan integrasi data tanpa batas ruang dan waktu.
Semua ini hanya dapat diwujudkan jika arsip (sebagai sumber data primer) telah didigitalisasi dan dikelola secara profesional. Digitalisasi bukan sekadar memindahkan kertas ke server, tetapi mentransformasi data menjadi sumber informasi yang searchable, shareable, dan reliable.
Ironi muncul ketika fondasi arsip fisiknya (arsip statis dan inaktif) tidak terkelola dengan baik. Digitalisasi yang dilakukan di atas fondasi arsip fisik yang kacau ibarat membangun rumah pintar di atas tanah yang labil. Masalah pada tumpukan arsip konvensional di gudang-gudang OPD,termasuk di Gedung dewan justru menjadi hambatan utama akselerasi digital.
Kearsipan sebagai Mandat UU dan Kunci Resiliensi
Dalam teori kebijakan publik, setiap keputusan pembangunan harus didasarkan pada evidence-based policy-making. Arsip menjadi data historis primer yang tak bisa digantikan. Keputusan besar, seperti penetapan tata ruang, zonasi investasi, hingga penentuan lokasi infrastruktur krusial, sangat bergantung pada otentisitas arsip kepemilikan lahan, izin, dan studi kelayakan proyek masa lalu. Jika arsip-arsip ini tidak tertata, keputusan hari ini berisiko mengulang kegagalan atau terperosok dalam sengketa hukum di kemudian hari.
Lebih dari itu, arsip menjamin Resiliensi Institusional. Visi pembangunan 2030, dapat berlanjut menjadi proyek jangka panjang yang akan melintasi beberapa periode kepemimpinan.
Arsip yang tertata rapi memastikan kebijakan yang telah direncanakan hari ini tidak terputus atau hilang arah saat terjadi pergantian pejabat. Dengan demikian, kearsipan adalah jaminan atas kontinuitas kebijakan dan menjaga kepercayaan publik terhadap setiap program Pemkot Balikpapan.
Pelestarian arsip statis (foto, peta, catatan sejarah) adalah wujud nyata komitmen Pemkot terhadap warisan budaya dan identitas kota. Arsip adalah narasi sejarah Balikpapan. Pelestarian yang serius, khususnya terhadap arsip yang rentan terhadap kerusakan fisik, merupakan tanggung jawab moral kita kepada generasi penerus.
Kesenjangan Sistemik Non-Digital dan Amanat UU
Sayangnya, meski telah ada regulasi kearsipan yang kuat dimulai dari UU 43/2009 hingga Perda Kearsipan Kota Balikpapan tantangan sistemik terletak di luar ranah aplikasi digital, yaitu pada manajemen arsip fisiknya. Saya melihat dua titik lemah utama yang perlu segera dibenahi, sesuai dengan semangat undang-undang:
Kesenjangan Record Center: Hampir di seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD), termasuk beberapa unit di internal Sekretariat Dewan, masih terjadi penumpukan arsip inaktif. Arsip yang frekuensi penggunaannya menurun, namun masa retensinya belum habis, dibiarkan di gudang atau rak biasa. UU Kearsipan secara tegas mewajibkan penataan arsip inaktif di pusat penyimpanan yang standar (Record Center).
Jika ini tidak dilakukan, arsip inaktif rentan terhadap kerusakan fisik (kelembaban, rayap, kebakaran) dan sulit dicari. Penguatan Record Center yang memadai, terpisah dari unit kerja, adalah mitigasi risiko kehilangan nilai guna arsip.
Disiplin Penyusutan dan JRA: Masalah lain adalah ketidakkonsistenan pelaksanaan Penyusutan Arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah amanat UU untuk mengurangi arsip tidak bernilai. Tanpa JRA yang disiplin, arsip yang seharusnya dimusnahkan (karena sudah tidak bernilai) akan menumpuk, dan ironisnya, arsip statis yang wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (Dispustakar) malah terancam rusak dalam tumpukan yang tidak terurus.
Rekomendasi Kebijakan dan Aksi Struktural
Untuk menjamin memori kota ini tidak terputus hingga 2030, Pemkot harus segera bertindak:
Investasi Infrastruktur Fisik dan Digitalisasi Fondasi: Mendesak alokasi anggaran prioritas untuk pembangunan atau rehabilitasi infrastruktur fisik kearsipan. Record Center di setiap OPD, atau yang terpusat di bawah Dispustakar, harus dibangun sesuai standar teknis Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), memperhatikan suhu, kelembaban, dan keamanan. Ini adalah langkah fundamental sebelum digitalisasi massal.
Mandat Kinerja (IKU) Kearsipan: Kepatuhan terhadap JRA dan penataan arsip inaktif harus diikat sebagai Indikator Kinerja Utama (IKU) yang dipertimbangkan dalam evaluasi kinerja setiap kepala unit kerja. Ini akan mendorong budaya sadar arsip dari level manajerial hingga pelaksana.
Kolaborasi Preservasi Sejarah: Mendorong Dispustakar untuk berkolaborasi dengan komunitas sejarah lokal, komunitas pecinta arsip ,komunitas anak muda- Gen Z, sekolah dan perguruan tinggi. Kolaborasi ini dapat membentuk program besar untuk mengidentifikasi, merevitalisasi, dan membuka akses riset terhadap arsip statis bernilai tinggi, sehingga hasil riset dapat menjadi masukan bagi perencanaan kota dan peningkatan SDM arsiparis.
Membangun Budaya Sadar Arsip dari Rumah
Semangat perbaikan kearsipan ini tidak boleh hanya berhenti di kantor pemerintahan. Saya percaya, perubahan terbesar harus dimulai dari kesadaran individual. Setelah mengikuti workshop tersebut, tekad saya adalah memulai sosialisasi tentang pentingnya arsip dari hal terkecil, yaitu arsip pribadi atau keluarga. Akta lahir, ijazah, sertifikat tanah, atau bahkan foto-foto bersejarah keluarga, adalah bukti hukum dan memori yang harus dikelola.
Ini adalah bentuk peran aktif warga Kota Balikpapan dalam menyukseskan kebijakan kearsipan daerah. Ketika setiap keluarga menghargai dan mengelola arsipnya sendiri, budaya sadar arsip akan tertanam kuat. Budaya inilah yang akan tercermin dan mempermudah kerja-kerja kearsipan di kantor-kantor pemerintahan.
Penutup
Balikpapan yang cerdas bukan hanya ditandai oleh kecepatan konektivitas digital. Kecerdasan sejati terletak pada kedewasaan kita dalam mengelola memori masa lalunya sesuai amanat undang-undang dan komitmen pribadi. Arsip bukanlah beban biaya, melainkan warisan tak ternilai. Memelihara arsip hari ini, baik di gedung dewan maupun di laci rumah kita, atau ruang manapun adalah bentuk tanggung jawab terbesar kepada generasi yang akan menikmati Visi Balikpapan 2030.(*)
